Werkingsreglement

ARBITRIUM BVBA

DE MEEÛSSQUARE 35, 1000 BRUSSEL,

ONDERNEMINGSNUMMER 0508.622.864

WERKINGSREGLEMENT

 

TOEPASSINGSGBEID van het werkingsreglement

Partijen die betrokken zijn in een geschil dat aan arbitrage onderworpen is voor het scheidsgerecht, verbinden zich ertoe de arbitrageprocedure te voeren volgens de bepalingen van dit werkingsreglement, aangevuld door de bepalingen voorzien in het Belgisch Gerechtelijk Wetboek rond arbitrage en de Europese dan wel internationale reglementen die van toepassing zouden zijn in de Belgische rechtsorde.

 

 

VERZOEK TOT ARBITRAGE

1.

De partij die een beroep wenst te doen op de arbitrage overeenkomstig, dient daartoe een verzoek tot arbitrage in bij Arbitrium.

Het verzoek tot arbitrage bevat onder meer de volgende gegevens:

a) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en in voorkomend geval het BTW-nummer van ieder van de partijen;

b) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres van de persoon of personen die de eiser in de arbitrage vertegenwoordigen;

c) een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;

d) het voorwerp van de vordering, een samenvatting van de ingeroepen middelen en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen;

e) alle nodige inlichtingen om het aantal arbiters te bepalen en hun keuze mogelijk te maken overeenkomstig de bepalingen van artikel 15 en de voordracht van de arbiter die zij dient aan te wijzen;

Het verzoek moet vergezeld gaan van een kopie van de gesloten overeenkomsten, van de arbitrageovereenkomst en van alle overige nuttige stukken ter beoordeling van het geschil.

Het verzoek tot arbitrage en de bijlagen moeten ingediend worden in drie exemplaren, vermeerderd met één exemplaar voor het secretariaat. Indien er meerdere arbiters benoemd dienen te worden, moet het verzoek vermeerderd worden met het aantal extra arbiters.

2.

De eisende partij is verplicht, voorafgaand aan de opstart van de arbitrageprocedure, een aangetekende ingebrekestelling te zenden aan de verwerende partij, waarin naar de letterlijke arbitrageclausule wordt verwezen en waarbij tevens een kopij van het werkingsreglement wordt toegevoegd, of waarin in duidelijke bewoordingen de link naar het werkingsreglement op de website van Arbitrium wordt vermeld.

De verwijzing naar de arbitrageclausule in de ingebrekestelling kan gebeuren als volgt:

” … Hierbij verwijzen wij uitdrukkelijk naar onze algemene voorwaarden (en/of naar de ondertekende overeenkomst d.d. …/…/…, en/of naar de ondertekende bestelbon d.d. …/…/…), in het bijzonder naar de arbitrageverbintenis. Indien U geen gevolg geeft aan huidige ingebrekestelling, zullen wij onmiddellijk de hogervermelde vordering onderwerpen aan de jurisdictie van ARBITRIUM BVBA, DE MEEÛSSQUARE 35, 1000 BRUSSEL, ONDERNEMINGSNUMMER 0508.622.864.

De eiser moet bij het verzoek tot arbitrage het bewijs voegen van deze aangetekende ingebrekestelling aan de verwerende partij.

3.

De arbitrage vangt aan op de dag waarop het secretariaat in het bezit is van zowel het verzoek tot arbitrage als de bijlagen bij het verzoek, en na de betaling van de provisie in de arbitragekosten, zoals verder zoals bepaald.

De arbitrageprocedure is volledig schriftelijk.

4.

De aangestelde scheidsrechters beoordelen steeds hun bevoegdheid, ook indien één van de partijen de geldigheid van de arbitrageovereenkomst zou betwisten.

Het Scheidsgerecht kan een getuigenverhoor bevelen, alsook een deskundigenonderzoek, een gerechtelijke plaatsopneming en de persoonlijke verschijning van partijen.  Het kan een beslissende eed afnemen en aan partijen een aanvullende eed opleggen of in toepassing van artikel 877 Ger.W. aan partijen bevelen om bepaalde onder zich gehouden stukken over te leggen.

Het scheidsgerecht kan beslissen over zijn eigen rechtsmacht, en mede over iedere exceptie met betrekking tot het bestaan of de geldigheid van de arbitrageovereenkomst.

Een arbitrage-overeenkomst, als die onderdeel van een contract is, wordt beschouwd als een overeenkomst die los staat van de andere contractuele bepalingen. De vaststelling door het scheidsgerecht dat het contract nietig is, brengt niet van rechtswege de nietigheid van de arbitrageovereenkomst met zicht.

De exceptie van gebrek aan rechtsmacht van het scheidsgerecht, moet worden opgeworpen uiterlijk in de eerste conclusie van de partij die ze inroept, binnen de termijn en volgens de nadere regels die overeenkomstig artikel 1704 Ger.W. vastgesteld zijn.

Het feit dat een partij een arbiter heeft aangewezen of aan diens aanwijzing heeft meegewerkt, ontneemt haar niet het recht om deze exceptie op te werpen.

De exceptie die stelt dat een geschilpunt buiten de rechtsmacht van het scheidsgerecht valt, moet worden opgeworpen van zodra dit geschilpunt in de procedure ter sprake komt.

In beide gevallen, kan het scheidsgerecht een laattijdig opgeworpen exceptie aanvaarden, indien het vindt dat de vertraging gerechtvaardigd is.

Het scheidsgerecht kan over de vermelde excepties beslissen, door er op voorhand of in zijn uitspraak ten gronde over te beslissen.

GEVOLGEN VAN DE ARBITRAGEOVEREENKOMST

Wanneer de partijen overeenkomen een beroep te doen op de arbitrage overeenkomstig dit reglement, onderwerpen zij zich daardoor aan het reglement, met inbegrip van de eventuele bijlagen, dat van toepassing is op de aanvangsdatum van de arbitrage en meegedeeld is bij de aangetekende ingebrekestelling.

Indien, niettegenstaande het bestaan van een prima facie arbitrageovereenkomst, één van de partijen weigert deel te nemen aan de arbitrage of zich van deelname onthoudt, zal de arbitrage desalniettemin doorgang vinden.

Indien, niettegenstaande het bestaan van een prima facie arbitrageovereenkomst, één van de partijen één of meer excepties opwerpt betreffende het bestaan, de geldigheid of de draagwijdte van de arbitrageovereenkomst, zal het scheidsgerecht over zijn bevoegdheid een uitspraak doen.  Indien het zich bevoegd acht, zal dit onmiddellijk ook een uitspraak doen over de ontvankelijkheid of de gegrondheid van de andere excepties of vordering.

Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, heeft de nietigheid of het niet bestaan van de overeenkomst niet tot gevolg dat het scheidsgerecht onbevoegd is, voor zover het de geldigheid

van de arbitrageovereenkomst vaststelt.

ANTWOORDTERMIJNEN

Binnen de termijn van 15 dagen na de kennisgeving door het scheidsgerecht van het verzoek tot arbitrage aan de verweerder en de aanduiding van de arbiter, moet de verweerder zijn antwoord op het verzoek tot arbitrage bij het secretariaat indienen.

Het antwoord bevat onder meer de volgende gegevens:

a) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en in voorkomend geval het BTW-nummer van de verweerder;

b) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres van de persoon of personen die de verweerder in de arbitrage vertegenwoordigen;

c) de bondige commentaar van de verweerder op de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag liggen;

d) zijn standpunt over de onderdelen van de vordering;

e) zijn standpunt over het aantal en de keuze van de arbiters, rekening houdend met de voorstellen van de eiser en de voordracht van de arbiter die hij dient aan te wijzen;

f) aanduidingen over de plaats en de taal van de arbitrage en de toepasselijke rechtsregels.

Het antwoord en de gebeurlijke bijlagen moeten ingediend worden in zoveel exemplaren als er te benoemen arbiters zijn, vermeerderd met één exemplaar voor het secretariaat.

3. Elke tegenvordering van een verweerder, moet samen met het antwoord op het verzoek tot arbitrage worden ingediend en moet onder meer volgende gegevens bevatten:

a) een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de tegenvordering ten grondslag ligt;

b) het voorwerp van de tegenvordering en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen.

4. De tegenvordering moet vergezeld gaan van alle nuttige stukken.

De eiser kan binnen een termijn van 15 dagen na de ontvangst van de tegenvordering/verweer meegedeeld door het secretariaat, een antwoordconclusie indienen als antwoord op het verweer en de eventuele tegenvordering.

Er volgt een laatste termijn voor de verwerende partij van 15 dagen na de ontvangst van de antwoordconclusie.

Indien de verwerende partij in deze conclusie bijkomende argumenten/stukken aanbrengt waarop nog niet kon geantwoord worden, heeft de eisende partij het recht om hierop nog een laatste maal te antwoorden, binnen een termijn van 15 dagen dat deze stukken aan de eisende partij zijn ter kennis gebracht door het scheidsgerecht.

VERLENGING VAN DE TERMIJN VOOR HET ANTWOORD

Het secretariaat kan, op gemotiveerd verzoek van één van de partijen of zelfs ambtshalve, de in artikel 4 bepaalde termijnen verlengen.

Deze verlenging moet uiterlijk de 5^de dag na de kennisgeving van het verzoek tot arbitrage of na de kennisgeving van het antwoord van de andere partij ingediend worden bij het scheidsgerecht.

SCHRIFTELIJKE KENNISGEVINGEN OF MEDEDELINGEN EN TERMIJNEN;

De procedure voor het scheidsgerecht is schriftelijk.

1. De conclusies, memories en andere schriftelijke mededelingen vanwege de partijen en alle bijhorende stukken of documenten kunnen door alle partijen worden toegezonden aan het secretariaat van het scheidsgerecht via email op info@arbitrium.be.

2. Het verzoek tot arbitrage, het antwoord op het verzoek tot arbitrage, de memories en conclusies en de benoeming van de arbiters kunnen geldig gebeuren elektronisch per mail via info@arbitrium.be.  De verzender draagt de bewijslast van de verzending.

3. Het scheidsgerecht kan andere regelingen inzake kennisgevingen en mededelingen vaststellen.

4. Indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadsman, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.

De kennisgevingen en mededelingen zijn geldig, wanneer zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmeling, zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of, desgevallend, door de tegenpartij.

5. Een kennisgeving of een mededeling wordt geacht te zijn gedaan wanneer zij werd ontvangen of zou moeten ontvangen zijn, indien zij geldig gedaan werd in overeenstemming met lid 2 door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadsman.

6. De in dit reglement bepaalde termijnen beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.

Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 2 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig gedaan te zijn.

MEERDERE PARTIJEN, MEERDERE CONTRACTEN, TUSSENKOMST EN SAMENVOEGING

 

Meerdere partijen

1. Een arbitrage kan tussen meer dan twee partijen plaatsvinden, wanneer deze zijn overeengekomen een beroep te doen op de arbitrage, overeenkomstig dit reglement.

2. Iedere partij kan een vordering instellen tegen iedere andere partij, binnen de grenzen bepaald van dit werkingsreglement.

Meerdere contracten

1. Vorderingen die ontstaan uit of in verband met meerdere contracten kunnen in één enkele arbitrage worden ingesteld.

Dit is met name het geval wanneer de vorderingen worden ingediend op basis van meerdere arbitrageovereenkomsten:

a) indien de partijen zijn overeengekomen een beroep te doen op arbitrage overeenkomstig dit reglement,

en

b) indien alle partijen in de arbitrage zijn overeengekomen om hun vorderingen te laten beslechten in één enkele arbitrage.

2. Verschillen inzake de toepasselijk rechtsregels of inzake de taal van de arbitrage doen geen vermoeden ontstaan dat de arbitrageovereenkomsten onverenigbaar zijn.

3. Arbitrageovereenkomsten inzake transacties die los van elkaar staan, doen een vermoeden ontstaan dat de partijen niet zijn overeengekomen om de vorderingen in één enkele procedure te laten beslechten.

4. In het kader van één enkele arbitrage kan iedere partij een vordering instellen tegen iedere andere partij, binnen de grenzen bepaald door artikel 23, lid 8, van het reglement.

Tussenkomst

 

1. Een derde kan vragen om tussen te komen in een procedure en iedere partij in een procedure kan een derde in tussenkomst roepen.

De tussenkomst kan toegestaan worden wanneer de derde en de partijen in het geschil zijn overeengekomen een beroep te doen op de arbitrage overeenkomstig dit reglement.

2. Een tussenkomst kan niet meer plaatsvinden nadat de scheidsrechters zijn aangesteld, tenzij alle partijen inclusief de tussenkomende derde anders zijn overeengekomen.

3. Het verzoek tot tussenkomst wordt gericht aan het secretariaat van het scheidsgerecht en, indien het reeds is aangesteld, aan het scheidsgerecht zelf.

Ook de andere partijen worden door het secretariaat van de tussenkomst in kennis gesteld.

4. Het verzoek tot tussenkomst bevat onder meer de volgende gegevens:

a) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en in voorkomend geval het BTW-nummer van de eiser in tussenkomst, van ieder der partijen en indien hij niet de eiser in tussenkomst is, van de derde;

b) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres van de persoon of personen die de eiser in tussenkomst in de arbitrage vertegenwoordigen;

c) een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil dat aan de vordering ten grondslag ligt;

d) het voorwerp van de vordering tot tussenkomst, een samenvatting van de ingeroepen middelen en, indien mogelijk, een raming van de financiële impact van de vordering tot tussenkomst op de gevorderde bedragen.

Het verzoek tot tussenkomst moet vergezeld gaan van een kopie van de gesloten overeenkomsten en alleszins van de arbitrageovereenkomst die de partijen en de derde bindt en van alle overige nuttige stukken.

5. De tussenkomende derde kan een vordering instellen tegen iedere andere partij, binnen de grenzen bepaald door dit reglement.

BEVOEGDHEID VAN HET SCHEIDSGERECHT

Het Scheidsgerecht doet uitspraak over de geschillen die conform het gerechtelijk wetboek kunnen voorgelegd worden aan arbitrage (dus uitsluiting van strafrechten en familierecht, en in beperkte mate voor sociale geschillen).

De aangestelde scheidsrechters beoordelen steeds hun bevoegdheid, ook indien één van de partijen de geldigheid van de arbitrageovereenkomst zou betwist.

 

SAMENVOEGING

Wanneer een of meerdere contracten een arbitrageovereenkomst bevatten die de toepassing van dit reglement voorzien en wanneer deze aanleiding geven tot afzonderlijke arbitrages die onder elkaar een band van samenhang of van ondeelbaarheid vertonen, kan het scheidsgerecht samenvoeging ervan bevelen.

Deze beslissing wordt genomen, hetzij vóór ieder ander rechtsmiddel, op vraag van de partijen of van de meest gerede partij, hetzij op vraag van de scheidsgerechten of van één van hen.

In elk geval wordt er geen beslissing genomen zonder dat de partijen en het scheidsgerecht of, in voorkomend geval, de scheidsgerechten uitgenodigd werden om hun opmerkingen schriftelijk mee delen binnen de toegekende termijn.

Er wordt gevolg gegeven aan het verzoek tot samenvoeging, wanneer alle partijen dit ondersteunen en wanneer zij het ook eens zijn over de modaliteiten waaronder de samenvoeging dient te geschieden.   In de andere gevallen kan de scheidsrechter gevolg geven aan het verzoek tot samenvoeging, na onder meer onderzocht te hebben:

a) of de partijen de samenvoeging in hun arbitrageovereenkomst niet hebben uitgesloten;

b) of de vorderingen in de afzonderlijke arbitrages werden ingediend op basis van dezelfde arbitrageovereenkomst;

c) of wanneer de vorderingen werden ingediend onder verschillende arbitrageovereenkomsten, of deze verenigbaar zijn en of de procedures dezelfde partijen betreffen en betrekking hebben op geschillen die uit dezelfde rechtsverhouding zijn ontstaan.

Het scheidsgerecht houdt onder meer ook rekening met:

a) de stand van ieder van de arbitrages en met name het feit dat een of meerdere arbiters reeds in meer dan een arbitrage werden benoemd of bevestigd en, in voorkomend geval, of het al dan niet dezelfde personen zijn die benoemd of bevestigd werden.

b) de plaats vastgesteld in de arbitrageovereenkomsten.

Behoudens andersluidende overeenkomst van de partijen over het beginsel van de samenvoeging en over de modaliteiten ervan, kan het scheidsgerecht geen samenvoeging van arbitrages bevelen wanneer reeds een beslissing alvorens recht te doen, een beslissing over de ontvankelijkheid of een beslissing over de grond van de vordering werd genomen.

HET SCHEIDSGERECHT

 

1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden kunnen als scheidsrechter optreden.

Wanneer de scheidsrechter wordt benoemd of bevestigd, verbindt hij zich ertoe onafhankelijk te blijven tot aan het einde van zijn opdracht. Hij is onpartijdig en verbindt zich eveneens ertoe dit te blijven en beschikbaar te blijven.

De scheidsrechter deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn onafhankelijkheid in twijfel te trekken.

Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt een termijn waarbinnen zij eventuele opmerkingen kunnen indienen.

Indien in de loop van de arbitrageprocedure zich feiten en omstandigheden voordoen van dezelfde aard als deze vermeld in lid 2 van dit artikel, brengt de scheidsrechter deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het secretariaat en de partijen.

2. De beslissingen tot aanstelling van een scheidsrechter, zijn buiten de vermelde redenen van niet onafhankelijkheid, niet aanvechtbaar. Door het aanvaarden van zijn opdracht, verbindt de arbiter er zich toe deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met dit reglement.

Keuze van de scheidsrechters  – aantal

Arbitrium bvba stelt de scheidsrechter aan en bevestigt deze in overeenstemming met de hiernavolgende regels.

Hierbij wordt meer bepaald rekening gehouden met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de scheidsrechter om de arbitrage te voeren overeenkomstig dit reglement.

Het scheidsgerecht zal in principe één scheidsrechter aanduiden. Wanneer uit de inhoud van de aanvraag dit nodig blijkt, wijst het scheidsgerecht 3 scheidsrechters aan, waarvan een jurist (tevens voorzitter) en twee scheidsrechters die ervaren zijn in de betreffende materie van de aanvraag.

Wraking van de arbiters

Een verzoek tot wraking, hetzij wegens gebrek aan onafhankelijkheid, hetzij om eender welke andere reden, wordt ingediend door de verzending aan het secretariaat van een schriftelijke verklaring waarin de feiten en de omstandigheden waarop dit verzoek berust duidelijk omschreven zijn.

De partij die een arbiter wil wraken, moet het verzoek tot wraking op straffe van verval instellen binnen de termijn van 15 dagen na de ontvangst van de kennisgeving van de benoeming van de arbiter of binnen de termijn van één maand na de dag waarop zij werd ingelicht over de feiten en omstandigheden waarop zij het verzoek tot wraking baseert, voor zover deze dag valt na de ontvangst van bovenvermelde kennisgeving.

De wraking van de scheidsrechters gebeurt verder overeenkomstig de artikelen 1687 van het Ger.W.

Vervanging van arbiters

Bij overlijden, wraking, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering of op verzoek van alle partijen, wordt een scheidsrechter vervangen.

DE ARBITRAGEPROCEDURE

Overhandiging van het dossier aan het scheidsgerecht

Het secretariaat overhandigt het dossier aan de scheidsrechter(s) nadat deze is aangesteld en wanneer de provisie voor arbitragekosten werd betaald door de eisende partij, of eventueel door een andere in het geding zijnde partij van wie een provisie kan gevraagd worden.

Taal van de arbitrage

De taal van de procedure en de rechtspraak is het Nederlands.

Vertalingskosten zijn ten laste van de partij die de stukken gebruikt. Het scheidsgerecht kan de stukken weren indien deze niet in de Nederlandse taal zijn opgesteld. Het kan ook op kosten van de partij die de stukken aanbrengt een vertaling laten uitvoeren.

Het scheidsgerecht beslist wie en in welke verhouding de eventuele vertaalkosten draagt.

 

Plaats van de arbitrage

Tenzij partijen anders zijn overeengekomen, is de plaats van de arbitrage deze van de hoofdzetel van het scheidsgerecht.

Onderzoek van de zaak

1.

Het scheidsgerecht vat met alle geëigende middelen zo spoedig mogelijk het onderzoek van de zaak aan.

Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen, stelt het scheidsgerecht vrij de modaliteiten van de bewijsvoering vast.

Het kan onder meer getuigenissen inwinnen en één of meer deskundigen aanstellen.

2.

Het scheidsgerecht mag uitspraak doen op grond van stukken, tenzij de partijen of één van hen, wensen gehoord te worden.

Op vraag van de partijen of één van hen, of ambtshalve, nodigt het scheidsgerecht de partijen tijdig uit te verschijnen op de dag en de plaats die het vaststelt.

Indien de partijen of één van hen niet opdagen, hoewel zij regelmatig zijn opgeroepen, is het scheidsgerecht gemachtigd om zijn opdracht niettemin te volbrengen, nadat het zich ervan heeft vergewist dat de oproep de partijen heeft bereikt en dat zij geen geldig excuus hebben aangevoerd om hun afwezigheid te rechtvaardigen.

De arbitrale uitspraak wordt in ieder geval geacht op tegenspraak te zijn gedaan.

Deze uitzonderlijke zittingen zijn niet openbaar. Behoudens toestemming van het scheidsgerecht en van de partijen zijn de zittingen niet toegankelijk voor personen die niet in het geding betrokken zijn.

De partijen verschijnen in persoon, via een behoorlijk daartoe gevolmachtigde en/of raadsman.

3.

Indien de partijen nieuwe vorderingen formuleren, hetzij als hoofdvordering hetzij als tegenvordering, moeten zij dit schriftelijk doen. Het scheidsgerecht kan weigeren van deze nieuwe vorderingen kennis te nemen, indien het oordeelt dat dit het onderzoek of de afhandeling van de oorspronkelijke vordering kan vertragen of de door de opdrachtakte vastgestelde grenzen overschrijdt. Het kan ook rekening houden met alle andere relevante omstandigheden.

Sluiting van de debatten

Zo spoedig na het indienen van de laatste toegestane procedure of andere stukken, verklaart het

scheidsgerecht de debatten gesloten.

Het scheidsgerecht kan, indien het dit noodzakelijk acht, op eigen initiatief of op verzoek van een partij, op ieder ogenblik vooraleer de uitspraak is gedaan, beslissen om de debatten te heropenen.

Vertrouwelijkheid van de arbitrageprocedure

Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen of er een wettelijke verplichting is tot bekendmaking, is de arbitrageprocedure vertrouwelijk.

VOORLOPIGE EN BEWARENDE MAATREGELEN VOORAFGAAND AAN DE SAMENSTELLING VAN HET SCHEIDSGERECHT

1. Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen, kan ieder van hen dringende voorlopige en bewarende maatregelen verzoeken die niet kunnen wachten tot het scheidsgerecht is aangesteld. Het verzoek wordt ingediend in de overeengekomen taal of, bij gebreke daarvan, in de taal van de arbitrageovereenkomst.

Het verzoek van een partij voor voorlopige en bewarende maatregelen wordt gericht aan het secretariaat van Arbitrium.

Het verzoek tot voorlopige en bewarende maatregelen bevat onder meer de volgende gegevens:

a) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en in voorkomend geval het BTW-nummer van ieder der partijen;

b) naam, voornaam en volledige benaming, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres van de persoon of personen die de eiser in de arbitrage vertegenwoordigen;

c) een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;

d) een uiteenzetting van de gevorderde maatregelen;

e) de redenen waarom de eiser voorlopige en bewarende maatregelen verzoekt die niet kunnen wachten tot het scheidsgerecht is samengesteld;

f) aanwijzingen betreffende de plaats en de taal van de arbitrage en de toepasselijke rechtsregels;

g) alle relevante overeenkomsten en alle overige nuttige stukken en alleszins de arbitrageovereenkomst;

h) het bewijs van de betaling van de procedurekosten vermeld in lid 11 van dit artikel.

Arbitrium stelt een scheidsrechter aan die uitspraak bij voorraad doet over voorlopige en bewarende maatregelen met de opdracht om over de verzochte dringende maatregelen te beslissen.  Zodra hij is aangesteld, ontvangt de arbiter het dossier van het secretariaat. De partijen worden daarover ingelicht en corresponderen vanaf dan rechtstreeks met de scheidsrechter en zenden een kopie daarvan aan de andere partij en aan het secretariaat.

2. De scheidsrechter die uitspraak bij voorraad doet over voorlopige en bewarende maatregelen moet onafhankelijk zijn en blijven gedurende de hele procedure. Hij moet eveneens onpartijdig zijn en blijven.

De arbiter die uitspraak doet bij voorraad over voorlopige en bewarende maatregelen kan niet als arbiter benoemd worden in een arbitrage betreffende het geschil dat aan het verzoek ten grondslag

ligt.

De arbiter die uitspraak bij voorraad doet over voorlopige en bewarende maatregelen kan gewraakt worden.  Het verzoek tot wraking van de arbiter die uitspraak bij voorraad doet over voorlopige en bewarende maatregelen moet op straffe van verval worden ingesteld binnen drie dagen hetzij na de kennisgeving aan de wrakende partij van de aanstelling van de scheidsrechter of na de kennisname van de feiten die aanleiding geven tot wraking.

3. De arbiter die uitspraak bij voorraad doet over voorlopige en bewarende maatregelen:

• stelt in beginsel binnen drie werkdagen na ontvangst van het dossier een procedure-agenda op. Hij bezorgt het secretariaat een kopie van al zijn schriftelijke mededelingen aan de partijen.
• voert de procedure op de wijze die hij het meest geschikt acht. In elk geval voert hij de procedure op onpartijdige wijze en waakt hij erover dat iedere partij de mogelijkheid heeft om voldoende gehoord te worden.
• doet in beginsel uitspraak binnen de vijftien werkdagen na de ontvangst van het dossier. Zijn beslissing wordt schriftelijk gedaan en is met redenen omkleed. Zij maakt het voorwerp uit van een gemotiveerde beschikking of, indien de arbiter die uitspraak bij voorraad doet over voorlopige en bewarende maatregelen dit aangewezen acht, van een arbitrale uitspraak. De arbiter zendt zijn beslissing aan de partijen en een kopie aan het secretariaat via aangetekend schrijven.

4. De aanvrager van voorlopige en bewarende maatregelen overeenkomstig artikel 26 moet een bedrag betalen dat de honoraria van de arbiter die bij voorraad uitspraak doet en de administratiekosten dekt.

VOORLOPIGE EN BEWARENDE MAATREGELEN NA DE SAMENSTELLING VAN HET SCHEIDSGERECHT

Elke partij kan de scheidsrechter, zodra deze is aangesteld, en voor zover de provisie voor arbitragekosten is betaald, verzoeken voorlopige en bewarende maatregelen te bevelen, daarin begrepen het stellen van waarborgen of het toewijzen van een provisie. Dergelijke maatregelen maken het voorwerp uit van een gemotiveerde beschikking of, indien het scheidsgerecht dit aangewezen acht, een arbitrale uitspraak.

Alle voorlopige en bewarende maatregelen die de rechterlijke overheid neemt met betrekking tot het geschil, moeten onverwijld ter kennis worden gebracht van het scheidsgerecht en van het secretariaat.

 

DE ARBITRALE UITSPRAAK

Termijn voor de arbitrale uitspraak

Het scheidsgerecht doet in principe een uitspraak binnen een termijn van zes maanden, te rekenen vanaf de datum van het laatst ontvangen procedurestuk.
Indien deze termijn niet wordt gerespecteerd, kan op verzoek van het scheidsgerecht of één der partijen een verzoek gericht worden aan de rechtbank van eerste aanleg Brussel tot bepaling van de termijn om een uitspraak te doen, dit conform de bepalingen van het gerechtelijk wetboek, zoals opgenomen in artikel 1713 Ger.W. .

Opstellen van de arbitrale uitspraak

Indien meerdere arbiters zijn benoemd, wordt de arbitrale uitspraak bij meerderheid van stemmen gedaan. Als er geen meerderheid kan worden bereikt, is de stem van de voorzitter van het scheidsgerecht beslissend.

De arbitrale uitspraak moet met redenen omkleed zijn.

De arbitrale uitspraak wordt geacht te zijn gedaan op de plaats van de arbitrage en op de datum die erin vermeld wordt.

Schikkingsuitspraak

Indien de partijen, na de overhandiging van het dossier aan het scheidsgerecht, een akkoord bereiken dat aan hun geschil een einde stelt, wordt dit akkoord, indien zij hierom verzoeken en met de toestemming van het scheidsgerecht, vastgelegd in een arbitrale schikkingsuitspraak.

Kennisgeving van de arbitrale uitspraak aan de partijen – neerlegging van de arbitrale uitspraak

Wanneer de arbitrale uitspraak is gedaan, maakt de scheidsrechter deze in origineel over aan secretariaat.

Het secretariaat brengt een afschrift van deze beslissing ter kennis van elke partij per aangetekend schrijven. De datum van de verzending per aangetekend schrijven geldt als datum van kennisgeving.

Definitief en uitvoerbaar karakter van de arbitrale uitspraak

De arbitrale uitspraak is definitief en wordt in laatste aanleg gedaan.   Er is geen mogelijkheid tot beroep.

 

Verbetering en interpretatie van de arbitrale uitspraak– Terugverwijzing van de arbitrale uitspraak

1. Het scheidsgerecht kan ambtshalve binnen één maand na de kennisgeving van de arbitrale uitspraak aan de partijen elke materiële vergissing, rekenfout, schrijffout of andere dergelijke fouten in de tekst van de uitspraak verbeteren.

2. Een partij kan binnen één maand vanaf de kennisgeving van de arbitrale uitspraak bij het secretariaat een verzoek tot verbetering van een fout zoals vermeld in lid 1 indienen. Dit verzoek moet gemotiveerd en schriftelijk worden ingediend.

3. Een partij kan binnen één maand vanaf de kennisgeving van de arbitrale uitspraak bij het secretariaat een verzoek tot interpretatie van een bepaald punt of specifieke passage van de arbitrale uitspraak indienen.

Na ontvangst van dit verzoek verleent het scheidsgerecht aan de andere partij een korte termijn van hoogstens 15 dagen vanaf het verzoek om haar opmerkingen over te maken.

5. De beslissing om de uitspraak te verbeteren of te interpreteren wordt genomen in de vorm van een addendum, dat integraal deel uitmaakt van de uitspraak.

DE ARBITRAGEKOSTEN

1. Arbitragevergoeding.

 

Bij aanstelling van 1 scheidsrechter

De arbitragevergoeding, met inbegrip van de honoraria van de Scheidsrechters, wordt, ongeacht het aantal partijen, vastgesteld in procenten van de waarde van de hoofdvordering zoals door eiser ingesteld, volgens hiernavolgende schijven. Wanneer een tegenvordering, tegeneis of bijkomende vordering aanhangig wordt gemaakt, zal het scheidsgerecht een bijkomende arbitragevergoeding verrekenen, volgens dezelfde hiernavolgende schijven, op de waarde van de ingestelde vorderingen.

De arbitragevergoeding wordt in het vonnis ten laste gelegd van de in het ongelijk gestelde partij(en).   20 %	op de schijf van		0,01 € tot		10.000,00 €
18 %	op de schijf van		10.000,01 € tot		30.000,00 €
7 %	op de schijf van		30.000,01 € tot		150.000,00 €
5 %	op de schijf van		150.000,01 € tot		500.000,00 €
2 %	op de schijf van		500.000,01 € tot		1.300,000,00 €
1 %	op de schijf boven				1.300,000,01 €

Bij aanstelling van 3 Scheidsrechters   30 %	op de schijf van	0,01 € tot	13.000,00 €
25 %	op de schijf van	13.000,01 € tot	30.000,00 €
15 %	op de schijf van	30.000,01 € tot	150.000,00 €
7 %	op de schijf van	150.000,01 € tot	500.000,00 €
2 %	op de schijf van	500.000,01 € tot	1.500,000,00 €
1 %	op de schijf boven		1.500,000,01 €

 

In geval de aanvraag tot arbitrage niet toelaat de procedurekosten te berekenen op basis van bovenvermelde schijven, wordt door het scheidsgerecht een provisionele arbitragevergoeding vastgesteld begroot op € 1.500,00 en zal na verloop van de procedure aan de hand van de werkelijke vastgestelde vordering herberekend worden overeenkomstig de hiervoor bepaalde barema’s.

 

2. Administratieve kosten.

De administratieve kosten bedragen in hun totaliteit, ongeacht het aantal partijen, forfaitair 550,00 euro.

Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast aan het indexcijfer der consumptieprijzen, met als basis deze van december 2017.

3. Uitzonderlijke vergoedingen.

Volgende kosten zijn onder andere uitzonderlijke vergoedingen:

–  Expertises door de eventueel aangestelde expert(en).

–  Vertalingen

– Verplaatsingskosten van de Scheidsrechters (€ 0,40 per km, basisindex december 2017) en vacatiekosten van de Scheidsrechters in geval van dading en/of vaststellingen ter plaatse à rato van € 150,00/uur, excl. BTW (basisindex december 2017). Het bedrag van de kosten wordt jaarlijks aangepast aan de index der kleinhandelsprijzen.

– Uitzonderlijke studie- en onderzoekskosten volgens stavingstukken.

-Verplaatsingskosten en vergoeding aan getuigen die voor mondelinge getuigenissen werden opgeroepen.

Deze uitzonderlijke kosten vallen buiten de arbitragevergoeding en worden in het vonnis tevens ten laste gelegd van één van de partijen.

4. Toepasselijke BTW

Alle voormelde kosten zijn exclusief BTW en zullen dus vermeerderd moeten worden met de op dat ogenblik toepasselijke BTW.

De ten laste gelden kosten worden gefactureerd door het scheidsgerecht aan de veroordeelde partijen.

5. Kosten ingeval van staking procedure of (gedeeltelijke) regeling.

Er is noch een arbitragevergoeding, noch enige administratieve kost verschuldigd, wanneer na de aanvraag tot arbitrage en vóór de kennisgeving de arbitrageprocedure door eisende partij gestaakt wordt op grond van bewezen insolvabiliteit of faillissement van de verwerende partij alsmede op grond van betaling door schuldenaar.

Wanneer na de kennisgeving het faillissement van verwerende partij wordt aangetoond of haar insolvabiliteit wordt bewezen, zal de eisende partij een procedurekost verschuldigd zijn gelijk aan de helft van de voorlopig geraamde procedurekosten met een minimum van € 300, verhoogd met de eventueel reeds gemaakte kosten die vallen onder art. 10,c (uitzonderlijke vergoedingen).

Wanneer na de kennisgeving het scheidsgerecht op de hoogte is gesteld dat verwerende partij binnen de 15 dagen na de kennisgeving is overgegaan tot een gedeeltelijke betaling van de vordering of een gedeeltelijke levering van de geëiste prestaties, wordt m.b.t. de waarde van de gedeeltelijke betaling of gedeeltelijke levering de arbitragevergoeding gereduceerd tot de helft en zal samen met de procedurekosten op de restwaarde ten laste gelegd worden van de in het ongelijk gestelde partij.

Onder dezelfde voorwaarden zal bij gehele betaling of gehele uitvoering van de geëiste prestaties de gehele arbitragevergoeding gereduceerd worden tot de helft en aangerekend worden aan de partij die de procedure staakt, tenzij deze de procedure verderzet om deze kosten ten laste te laten leggen van haar tegenpartij.

 

Wanneer tussen de eisende en de verwerende partijen een overeenkomst of dading gerealiseerd wordt vóór de scheidsrechters hun werkzaamheden aangevat hebben, worden zowel de arbitragevergoeding als de administratieve kosten gehalveerd en ten laste gelegd van de partijen op een wijze waarop in de overeenkomst of dading is voorzien.  De partijen kunnen dan tevens verzoeken aan de scheidsrechters om de overeenkomst of dading letterlijk over te nemen in het Scheidsrechterlijk vonnis.

6. Kosten ingeval van onbevoegdheid

Wanneer verwerende partij de onbevoegdheid van het Scheidsgerecht inroept en na onderzoek de Scheidsrechters in een vonnis zich inderdaad onbevoegd verklaren, zullen de Scheidsrechters in het vonnis de kosten bepalen en deze ten laste leggen van eisende partij.

 

 

7.

Wanneer voor de in het gelijkgestelde partij een advocaat is tussengekomen voor het opstellen van de besluiten of deze partij bewijst advies te hebben ingewonnen bij een advocaat voor het opstellen van deze besluiten, veroordeelt de scheidsrechter tevens ambtshalve de in het ongelijk gestelde partij tot het betalen van een rechtsplegingsvergoeding aan de in het gelijkgestelde partij.

De rechtsplegings-vergoeding bedraagt:   voor een geschilwaarde van	0,01 €	tot en met 1.200,00 €	300,00 €
voor een geschilwaarde van	1.200,01 €	tot en met 4.500,00 €	500,00 €
voor een geschilwaarde boven	4.500,01 €		650,00 €

Er is een aanvullende rechtsplegingsvergoeding van € 250,00 voorzien wanneer bij een persoonlijke verschijning, verhoor van partijen, getuigenverhoor, eedaflegging, plaatsbezoek en expertise een advocaat aanwezig is geweest samen met of in de plaats van de in het gelijkgestelde partij.

Deze vaste rechtsplegingsvergoedingen worden elk jaar op 1 januari aangepast volgens de evolutie van het indexcijfer der kleinhandelsprijzen. De rechtsplegingsvergoedingen opgenomen in dit werkingsreglement zijn gebaseerd op het indexcijfer van december 2016.

 

De provisie voor arbitragekosten

1. De eisende partij wordt gevraagd de provisie te betalen, zonder dewelke er geen kennisgeving gebeurt aan de verwerende partij.

Bij bewezen solvabiliteit van de verwerende partij zal deze provisie de helft van de voorlopig geraamde procedurekosten bedragen, met een minimum van € 300,00.   Indien het scheidsgerecht kan aantonen dat de solvabiliteit van verwerende partij twijfelachtig is zal de provisie de volle 100 % bedragen.

2. Wanneer door verwerende partij een tegenvordering wordt aanhangig gemaakt, zal deze (eiser op tegeneis) hiervoor ook, conform bovenvermeld punt 1, provisie storten.

3. In internationale geschillen bedraagt de provisie de volledig voorlopig geraamde procedurekosten.

4. Overeenkomstig de arbitrale uitspraak zal de door eisende partij, (of eiser op tegeneis) gestorte provisie verrekend of ingehouden worden met de factuur van het scheidsgerecht.

Het scheidsgerecht zal de provisie terugbetalen indien de partij die de provisie heeft betaald uiteindelijk niet wordt veroordeeld tot de procedurekosten.

Het scheidsgerecht zal in dit geval als vrijwillig tussenkomende partij de gestorte provisies verrekenen bij de definitieve facturatie van de procedurekosten.

De in het ongelijk gestelde partij wordt veroordeeld tot betaling van de procedurekosten aan het scheidsgerecht, die vrijwillig tussenkomt.

5. Het scheidsgerecht is niet gehouden tot vergoeding van kosten die niet door de provisie zijn gedekt.

6. Wanneer tijdens de procedure het scheidsgerecht wordt uitgebreid van 1 scheidsrechter naar 3 scheidsrechters zal de arbitragevergoeding en de overeenstemmende provisie eveneens worden herberekend en door de meest gerede partij dienen volstort te worden, bij gebreke waaraan de procedure wordt opgeschort.

De partij die niet overgaat tot regeling van de provisiekosten zal aansprakelijk gesteld worden voor alle daaruit voortvloeiende schade.

 

 

SLOTBEPALINGEN

 

Beperking van de aansprakelijkheid

Het scheidsgerecht of de door haar aangestelde scheidsrechter(s) is niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid met betrekking tot hun rechtsprekende functie, behalve in geval van bedrog.

 

Suppletieve bepaling

Tenzij partijen anders zijn overeengekomen, handelen het scheidsgerecht en de partijen, in alle gevallen die niet uitdrukkelijk zijn voorzien in dit reglement, overeenkomstig de geest van dit reglement en leveren zij iedere redelijke inspanning opdat de uitspraak rechtens uitvoerbaar zou zijn.